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Maximale Automatisierung mit TANSS-Odoo-Integration

Oktober 2023
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Key Facts

  • Interviewpartner

    Christian Popp

  • Unternehmen

    Netz16 GmbH

  • Mitarbeiter

    200

  • TANSS im Einsatz

    seit 2012

Eingesetzte Module

  • Grundmodul
  • Geräteverwaltung
  • Ticket-System
  • Projekt-Ticket
  • Wartungsvertrag
  • Prozesse
  • Kunden-Login
  • Lizenzverwaltung
  • Einsatzplanung
  • Abwesenheitsverwaltung
  • Telefonie
  • Mail-Roboter
  • Eskalations- & Regelwerk
  • Dashboard
  • Zeiterfassung
  • Vertragsworkflow

TANSS und Odoo: Die Dynamik hinter 500 erfassten Leistungen pro Tag

Christian Popp ist der Geschäftsführer der netz16 Gruppe, einem IT-Systemhaus mit Sitz in Augsburg, das sich auf das Cloud-Geschäft und Managed Services spezialisiert hat. Sein Unternehmen ist stark im Bereich Managed Security tätig und betreibt drei Tochterunternehmen: Digisoolut (ERP Lösungen auf Basis Odoo), Alphasystems (Individualprogrammierungen) und Fundwerk (Telemarketing, ParIT SMB IT-Lösungen und Datev). Die Verwendung von Odoo (Open Source ERP & CRM) und die Integration von TANSS sind wesentliche Elemente der Geschäftsstruktur. "Wir hatten zwei Damen in Ulm, die verzweifelt vor ihrem PC saßen und nicht mehr weiterkamen, weil sie die schiere Masse an Leistungen nicht mehr verbuchen konnten. Innerhalb weniger Tage sind wir zu TANSS gewechselt."

TANSS und Odoo: Die Dynamik hinter 500 erfassten Leistungen pro Tag

Die Entscheidung TANSS einzusetzen, fiel vor etwa zwölf Jahren als Christian und sein Team feststellten, dass ihr bestehendes ERP-System nicht mehr in der Lage war, die wachsende Anzahl von Leistungen effizient abzurechnen. Die Umstellung auf TANSS erfolgte innerhalb weniger Tage und brachte sofortige Vorteile. Es konnten ca. 20% mehr Leistungen erfasst werden, was die Transparenz und Effizienz deutlich erhöhte. Diese positive Erfahrung hält bis heute an: "Wir können sehr genau messen und sehen, in welchen Projekten wir stecken und wo es nicht weitergeht. Derzeit nutzen wir etwa hundert TANSS-Lizenzen, und unser kleines Team von drei Mitarbeitern im Servicemanagement überwacht alle anfallenden Aktivitäten. Täglich erfassen wir problemlos etwa 500 Dienste dieser Größenordnung."

So digital und automatisiert wie möglich

Odoo spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle und dient als Marketinginstrument für Telemarketing, Mailings und CRM. Jeder Vertriebsmitarbeiter verfolgt seine Verkaufschancen in Odoo, aus denen heraus Angebote erstellt werden. Sobald ein Angebot angenommen wird und Leistungen enthält, wird automatisch ein Projekt mit Aufgaben generiert. Die Arbeitszeit wird in TANSS erfasst und die Abrechnung erfolgt nahtlos über Odoo. Ein Service Management Team überwacht alle Aktivitäten mit TANSS. „Wir haben eine App entwickelt, die quasi ein normales Odoo zu einem Systemhaus-Odoo macht, mit all den Features, die wir im Alltag brauchen.“

So digital und automatisiert wie möglich

Die Integration von TANSS und Odoo hat ihre Geschäftsprozesse deutlich verbessert. Die Kunden können ihre Aufgaben und Tickets in ihrem Odoo-Portal einsehen. Die TANSS-Schnittstelle ermöglicht die Zeiterfassung in Echtzeit und eine perfekte Überwachung der Projekte. Ziel ist es, das gesamte BI-System von Odoo zu nutzen, um den Technikern Auswertungen zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen plant den gesamten Geschäftsprozess so weit wie möglich zu digitalisieren und zu automatisieren. „Unser Workflow für die Delegierung von Serviceaufträgen an unsere Techniker ist jetzt äußerst effizient. Per Knopfdruck kann ich Aufträge nahtlos an TANSS übertragen, den Fortschritt überwachen und den Status der Tickets in Echtzeit einsehen. Das spart uns unzählige Telefonate und sorgt für eine lückenlose Dokumentation“

„Mit TANSS kann man unglaublich flexible, smarte Dinge machen.“

Christian Popp erläutert die Herausforderungen und Möglichkeiten bei der Integration von TANSS und Odoo. Er hebt die Flexibilität von TANSS hervor, die es ermöglicht komplexe Abrechnungsszenarien zu handhaben. Er geht auch auf die Schwierigkeit ein, diese Flexibilität 1:1 in der Schnittstelle umzusetzen, insbesondere wenn es um unterschiedliche Stundensätze zu unterschiedlichen Zeiten und Geräten geht. Die Rückübertragung der Daten von TANSS zu Odoo erweist sich ebenso als anspruchsvoll.

„Mit TANSS kann man unglaublich flexible, smarte Dinge machen.“

Er weist auf den Open-Source-Charakter von Odoo hin und die Offenheit des Quellcodes, die es ermöglicht, die Schnittstelle individuell anzupassen und Felder hinzuzufügen. Dadurch können die spezifischen Anforderungen von TANSS erfüllt werden. „Wenn ein paar Systemhäuser dazu kommen und mit mir zusammen die Schnittstelle vorantreiben, dann halbieren sich unsere gesamten Kosten, ich freue mich also über jeden, der mitentwickelt.“ Die Philosophie von Odoo basiert auf Offenheit und Anpassbarkeit. Christian erklärt, dass Odoo nicht von einem einzigen Hersteller abhängig ist, sondern von einer großen Entwickler-Community unterstützt wird. Er weist auf die weltweite Präsenz der Odoo-Entwickler hin und die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen (es gibt mehr als 16.000 Community-Module auf dem Odoo-Marktplatz). So können Anwender wie die netz16 Gruppe sicherstellen, dass die Schnittstelle ihren speziellen Anforderungen entspricht. Er lädt alle interessierten Programmierer und Entwickler ein, sich der Community anzuschließen und zur kontinuierlichen Verbesserung und Anpassung beizutragen. Wenn sie die Fähigkeiten und das Interesse haben, individuelle Anpassungen vorzunehmen oder fehlende Funktionen zu integrieren, sucht netz16 talentierte Programmierer und Entwickler, die die Zukunft der Schnittstelle mitgestalten möchten.

Anleitung zur TANSS / Odoo - Schnittstelle

1. Leads in der Vertriebspipeline

  • Vorab bei Odoo: Verknüpfung der Odoo Kunden mit den zugehörigen Firmen in TANSS über die API.
  • Beginne mit einem Lead in der Vertriebspipeline. In diesem Beispiel nennen wir den Kunden "Christian Popp" und haben seine Kontaktdaten.

2. Angebot erstellen

  • Öffne den Lead und erstelle ein Angebot. Die Stammdaten des Kunden, in diesem Fall Christian Popp, werden automatisch eingefügt.
  • Füge ein Produkt hinzu, z.B. "Stundensatz" und gebe die gewünschte Menge (z.B. 8 Stunden) ein.
  • Speichere das Angebot.

3. Angebot per E-Mail versenden

  • Klicke auf "Angebot senden". Das Angebot wird per E-Mail an den Kunden geschickt.
  • Sobald der Kunde das Angebot akzeptiert hat, wird das Angebot automatisch in einen Auftrag gewandelt. Dabei legt Odoo ein Projekt mit einer Aufgabe an. In der Aufgabe ist die Dienstleistung aus dem Angebot.

4. Die TANSS Schnittstelle

  • Übertragung der Aufgaben nach TANSS - inkl. Voreinstellungen.
  • Verknüpfung der Aufgaben mit dem TANSS Ticket und Übertragung von Ticketnummer nach Odoo Abteilung, Tickettyp, Status, und Mitarbeiter können vorgewählt werden.Der Kundenauftrag wird dem Ticket als PDF hinzugefügt - falls gewünscht.
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5. TANSS-Ticketnummer

  • Du kannst nun die Ticketnummer von TANSS in deiner Aufgabe in Odoo sehen.
  • Ein Klick führt direkt ins TANSS, wo das Ticket im Detail angezeigt wird.
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6. Auftragsabwicklung und Rechnungserstellung

  • Der Techniker bearbeitet den Auftrag in TANSS, erfasst seine Arbeitszeit und markiert den Auftrag als erledigt.
  • Die Buchhaltung erhält eine Nachricht und kann die Daten einfach in Odoo übernehmen und die Rechnung erstellen.
  • Die gebuchten TANSS Zeiten werden in die Projekte/Aufgaben und die Zeiterfassung von Odoo übertragen.
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